(Version 23 juillet 2026)

Exploitant SAS HÔTELLERIE DES ACACIAS — capital 5 000 € — SIRET 928 915 644 00019 — RCS Lille Métropole – Adresse 39 rue du Dronckaert, 59960 Neuville-en-Ferrain, France – info@hotelacacias.com / +33 (0)3 20 37 89 27

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après les « CGV ») régissent toutes les prestations vendues directement par la SAS HÔTELLERIE DES ACACIAS, exploitant le Logis Hôtel-Restaurant des Acacias : hébergement, petit-déjeuner, restauration, bar, séminaires, réunions, groupes, banquets et événements.

Le Client désigne la personne physique ou morale qui commande une prestation. Le Bénéficiaire est la personne qui en profite lorsqu’elle est différente du Client. Le Client garantit avoir la capacité de contracter et, le cas échéant, le pouvoir d’engager l’entreprise ou le groupe qu’il représente.

La réservation emporte acceptation sans réserve des présentes CGV. Pour les ventes directes, l’ordre de priorité est le suivant : conditions particulières figurant sur le devis ou la confirmation, présentes CGV, puis règlement intérieur. Les conditions particulières prévalent en cas de contradiction.

Une réservation réalisée auprès d’une agence, d’un tour-opérateur ou d’une plateforme en ligne (OTA) est également soumise aux conditions de cet intermédiaire. Toute modification ou dérogation n’est valable qu’après confirmation écrite de l’Hôtel.

Une réservation n’est ferme qu’après confirmation écrite de l’Hôtel et fourniture de la garantie demandée : carte bancaire valide, arrhes ou acompte selon la confirmation. Un devis non accepté avant sa date limite devient caduc et les chambres ou espaces peuvent être remis en vente.

L’Hôtel peut effectuer une préautorisation bancaire avant l’arrivée. En cas de carte invalide, de refus de préautorisation, de non-paiement à l’échéance ou d’informations manifestement erronées, l’Hôtel peut suspendre ou annuler la réservation après en avoir informé le Client, sans préjudice des sommes déjà dues.

Lorsque la confirmation qualifie une somme d’acompte, l’engagement est ferme pour les deux parties. Lorsqu’elle la qualifie d’arrhes, le régime légal des arrhes s’applique. Pour les groupes, séminaires et événements, toute somme versée est un acompte sauf mention écrite contraire.

Les prix sont exprimés en euros, toutes taxes comprises pour les consommateurs et hors taxes ou toutes taxes comprises selon le devis pour les professionnels. Seules les prestations expressément mentionnées sont incluses. La taxe de séjour est due en supplément, sauf mention contraire.

Le prix confirmé reste applicable à la réservation concernée. Toute modification demandée par le Client peut entraîner l’application du tarif disponible au jour de la modification. Une modification de taxe ou de taux de TVA imposée par la loi est répercutée à la date de la prestation.

L’Hôtel accepte les moyens de paiement indiqués au moment de la réservation, notamment Visa, Mastercard, American Express et espèces dans les limites légales. Le solde d’un séjour individuel peut être exigé à l’arrivée ; les extras sont payables au départ.

Pour les groupes, séminaires et événements, sauf calendrier différent au devis, un acompte de 30 % est exigible à la confirmation et le solde quinze jours avant l’arrivée ou l’événement. En cas de réservation à moins de quinze jours, la totalité est exigible à la confirmation.

Entre professionnels, toute somme impayée à l’échéance porte, de plein droit et sans rappel, des pénalités au taux de refinancement de la Banque centrale européenne le plus récent majoré de dix points, sans pouvoir être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € par facture pour frais de recouvrement. Une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs lorsque les frais exposés sont supérieurs.

Les chambres sont disponibles à partir de 16 h et doivent être libérées au plus tard à 10 h. Une arrivée tardive doit être signalée. Sans information et sans garantie valable, l’Hôtel peut considérer la réservation comme une non-présentation après l’heure limite indiquée sur la confirmation ou, à défaut, après minuit.

Un départ tardif est soumis à disponibilité et peut être facturé jusqu’au prix d’une nuit supplémentaire. Toute personne hébergée doit accomplir les formalités légales d’enregistrement et présenter un justificatif d’identité lorsqu’il est requis.

Les conditions tarifaires indiquées sur la confirmation prévalent. À défaut de conditions particulières, une réservation directe au tarif flexible peut être annulée sans frais jusqu’à 12 h le jour de l’arrivée.

Après ce délai, en cas de non-présentation, d’annulation tardive ou d’interruption du séjour, le montant total des prestations réservées est dû. Une réservation non remboursable est payée intégralement à la réservation et ne peut être ni annulée, ni modifiée, ni échangée, sauf disposition impérative contraire.

Toute demande doit être adressée par écrit. La modification est soumise à disponibilité et n’est acquise qu’après confirmation écrite de l’Hôtel. L’Hôtel peut remettre immédiatement à la vente toute prestation annulée, modifiée ou non honorée.

Conformément à l’article L. 221-28, 12° du Code de la consommation, le droit de rétractation de quatorze jours ne s’applique pas aux prestations d’hébergement, de restauration ou de loisirs fournies à une date ou pendant une période déterminée.

Pour tout séjour supérieur à sept nuits, l’Hôtel peut établir une facturation hebdomadaire et demander le règlement de chaque période à l’avance. Le défaut de règlement autorise l’Hôtel à suspendre la poursuite du séjour dans le respect des règles applicables.

Toute prestation de groupe, séminaire, banquet ou événement fait ou peut faire l’objet d’un devis ou contrat écrit précisant notamment les dates, capacités garanties, prestations, horaires, tarifs, échéances, conditions d’annulation et éventuels allotements.

La personne signataire répond du paiement de toutes les prestations commandées et s’assure de la transmission des règles utiles aux participants. Les listes nominatives, choix de menus, régimes alimentaires et besoins techniques doivent être communiqués dans les délais du devis.

Sauf conditions particulières plus spécifiques, toute annulation totale ou partielle donne lieu aux frais ci-dessous, calculés sur le montant total TTC des prestations annulées. Les sommes déjà versées s’imputent sur les frais dus ; l’éventuel solde est remboursé ou facturé.

Le délai court à compter de la réception de l’annulation écrite par l’Hôtel. Une annulation pour convenance, une baisse de participants ou une difficulté de transport ne constitue pas automatiquement un cas de force majeure.

Une variation de plus ou moins 10 % de l’effectif initial est admise jusqu’à quinze jours avant la prestation, sous réserve de la capacité et des disponibilités de l’Hôtel. Toute augmentation peut être refusée ou acceptée au tarif alors disponible et peut entraîner des frais logistiques ou de restauration.

Après J-15, toute diminution est traitée comme une annulation partielle selon le barème de l’article 11. L’effectif garanti communiqué à J-7 sert de base minimale de facturation pour la restauration et les prestations par personne. À défaut de communication, l’effectif figurant au dernier écrit accepté est retenu.

Pour un allotement, le devis fixe la date de rétrocession (« release »), le quota et les modalités de confirmation. À cette date, toute chambre non confirmée conformément au contrat est automatiquement remise à la vente, sans indemnité. Les demandes ultérieures sont satisfaites selon disponibilité et au tarif en vigueur.

Les courriels, devis signés, confirmations, listes de participants, validations tarifaires et avenants constituent des preuves contractuelles. Les modifications orales, demandes tardives non confirmées et documents commerciaux non intégrés au contrat ne sont pas opposables à l’Hôtel.

Un enfant de moins de 12 ans peut séjourner sans supplément en utilisant la literie existante, dans la limite de la capacité autorisée de la chambre. Un lit bébé peut être mis gratuitement à disposition pour un enfant de moins de 2 ans, sur réservation et selon disponibilité, à raison d’un maximum par chambre. Les autres suppléments sont facturés séparément.

Les animaux de compagnie sont admis sur accord de l’Hôtel moyennant un supplément de 15 € par réservation. Une garantie peut être demandée. Ils restent sous la responsabilité du Client, ne doivent pas être laissés seuls dans la chambre et ne sont pas admis dans les zones où la réglementation l’interdit. Tout dommage ou nettoyage exceptionnel est facturé au coût réel.

Les chiens guides et d’assistance sont admis gratuitement dans les conditions prévues par la loi ; le Client est invité à prévenir l’Hôtel afin de faciliter l’accueil.

Le Client et les Bénéficiaires respectent le calme, les consignes de sécurité, le personnel, les autres clients et le règlement intérieur. L’établissement est non-fumeur, y compris pour les dispositifs assimilés lorsque leur usage est interdit.

Tout comportement violent, dangereux, discriminatoire, toute nuisance grave, fraude ou dégradation peut entraîner l’interruption immédiate des prestations, sans remboursement, et la facturation des dommages, sous réserve des droits impératifs du Client.

La responsabilité de l’Hôtel en matière de dépôts, vols ou dommages aux effets des voyageurs est régie par les articles 1952 à 1954 du Code civil. Aucune stipulation des présentes CGV n’exclut une responsabilité qui ne peut légalement l’être.

Le parking est mis à disposition selon les conditions annoncées et ne constitue pas un contrat de gardiennage. Le Client doit verrouiller son véhicule et ne pas y laisser d’objet visible. Les limitations légales propres aux objets laissés dans les véhicules demeurent applicables.

Le Client répond des dommages causés par lui-même, ses invités, participants, salariés, prestataires ou animaux, sans préjudice de son recours contre l’auteur du dommage.

Les objets retrouvés sont conservés pendant une durée raisonnable selon leur nature, puis traités conformément aux règles applicables. Leur renvoi s’effectue à la demande et aux frais, risques et diligence du Client, notamment au moyen d’un bordereau ou emballage prépayé. Les denrées périssables et objets présentant un risque peuvent être éliminés sans délai.

Aucune partie n’est responsable d’un manquement résultant d’un événement de force majeure au sens du droit français. La partie empêchée en informe l’autre sans délai et prend les mesures raisonnables pour limiter les conséquences. Une simple baisse de rentabilité, une difficulté financière ou une convenance personnelle ne constitue pas en elle-même un cas de force majeure.

Si l’Hôtel ne peut fournir l’hébergement confirmé, il peut proposer un relogement dans un établissement proche de catégorie équivalente, en prenant en charge le surcoût de l’hébergement équivalent et le transfert raisonnable. À défaut de solution acceptée, les prestations non fournies sont remboursées.

Entre professionnels, en cas de bouleversement imprévisible de l’économie du contrat, notamment du fait d’une crise énergétique ou d’une hausse exceptionnelle des coûts, les parties se rapprochent de bonne foi afin de rechercher une adaptation. Jusqu’à accord écrit, les obligations non empêchées
demeurent exigibles.

Chaque Client professionnel, organisateur, agence ou tour-opérateur déclare disposer d’une assurance responsabilité civile professionnelle adaptée aux prestations organisées. Il lui appartient de souscrire, s’il le souhaite, une assurance annulation couvrant ses propres risques.

HÔTELLERIE DES ACACIAS traite les données nécessaires à la réservation, au paiement, à l’accueil, au suivi de la relation client, au respect de ses obligations légales et, selon les bases juridiques applicables, à la communication commerciale. Certaines données peuvent être transmises aux prestataires nécessaires à ces finalités, notamment le système de réservation, le prestataire de
paiement et Customer Alliance pour la gestion des avis.

Les données sont conservées pendant des durées proportionnées aux finalités et obligations légales et ne sont pas vendues. Toute personne dispose, selon les cas, de droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité, qu’elle peut exercer à info@hotelacacias.com ou par courrier à l’adresse de l’Hôtel. Elle peut également saisir la CNIL.

Toute difficulté doit être signalée à l’Hôtel dès que possible afin de permettre une solution immédiate. Une réclamation ultérieure doit être adressée par écrit à HÔTELLERIE DES ACACIAS, 39 rue du Dronckaert, 59960 Neuville-en-Ferrain, ou à info@hotelacacias.com, avec les justificatifs utiles.

Après réclamation écrite préalable et en cas de réponse négative ou d’absence de réponse dans un délai de 60 jours, le Client consommateur peut saisir gratuitement, si le litige est éligible, la Médiation Tourisme et Voyage (MTV), BP 80 303, 75823 Paris Cedex 17, ou déposer sa demande sur www.mtv.travel.

Les présentes CGV sont soumises au droit français. Le consommateur peut saisir l’une des juridictions territorialement compétentes en vertu des règles impératives applicables. Pour tout litige entre professionnels, lorsque la loi autorise une clause attributive de compétence, et après tentative de règlement amiable, compétence exclusive est attribuée au Tribunal de commerce de Lille Métropole, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

La version française fait foi. Toute traduction, notamment anglaise, est fournie pour faciliter la compréhension ; en cas de divergence d’interprétation, la version française prévaut, sous réserve des règles impératives applicables.

HÔTEL-RESTAURANT DES ACACIAS — 39 rue du Dronckaert — 59960 Neuville-en-Ferrain — France